Wewnętrzna procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Kraków, dnia 20 kwietnia 2010 roku

DECYZJA ZARZĄDU FUNDACJI CENTRUM LECZENIA SZPICZAKA

 

  1. Zarząd Fundacji Centrum Leczenia Szpiczaka, z siedzibą: 31-429 Kraków, ul. I. Łukasiewicza 1, w wykonaniu obowiązku wynikającego z ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jedno Dz. U. Nr 46 z 2010 r. poz. 276) postanawia:
    1. Wyznaczyć pana STANISŁAWA GOŁDASA – członka Rady Fundacji jako osobę odpowiedzialną w Fundacji za przestrzeganie przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (koordynatora), dalej Ustawa.
    2. Wprowadzić wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, stanowiącą załącznik do niniejszego Zarządzenia.
    3. Zobowiązać osoby działające w Fundacji do rejestrowania transakcji podejrzanych i przekazywania informacji o takich transakcjach, zgodnie z art. 11 powołanej Ustawy do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
  2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
  3. W przypadku wątpliwości, niejasności co do treści zarządzenia lub wewnętrznej procedury stosuje się Ustawę i bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.

WEWNĘTRZNA PROCEDURA W ZAKRESIE PRZECIWDZIAŁANIA PRANIU PIENIĘDZY ORAZ FINANSOWANIU TERRORYZMU

1. Określenie sposobów wykonywania środków bezpieczeństwa publicznego (art.8b ustawy).

  1. Fundacja Centrum Leczenia Szpiczaka stosuje wobec swych kontrahentów środki bezpieczeństwa finansowego. Zakres stosowania jest określany na podstawie oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, zwanej dalej „oceną ryzyka”, dokonanej w wyniku analizy, z uwzględnieniem w szczególności rodzaju klienta, stosunków gospodarczych, produktów lub transakcji.
  2. Środki bezpieczeństwa finansowego polegają na:
    1. identyfikacji klienta i weryfikacji Jego tożsamości na podstawie dokumentów lub informacji publicznie dostępnych,
    2. podejmowaniu czynności, z zachowaniem należytej staranności, w celu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego i stosowaniu uzależnionych od oceny ryzyka odpowiednich środków weryfikacji jego tożsamości w celu uzyskania przez Instytucję obowiązaną danych dotyczących tożsamości beneficjenta rzeczywistego, w tym ustalaniu struktury własności i zależności klienta,
    3. uzyskiwaniu informacji dotyczących celu i zamierzonego przez klienta charakteru stosunków gospodarczych,
    4. bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem, w tym badaniu przeprowadzanych transakcji w celu zapewnienia, że przeprowadzane transakcje są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie i profilu jego działalności oraz z ryzykiem, a takze, w miarę możliwości, badaniu źródła pochodzenia wartości majątkowych oraz bieżącym aktualizowaniu posiadanych dokumentów i informacji.
  3. Środki bezpieczeństwa finansowego są stosowane w szczególności:
    1. przy zawieraniu umowy z klientem,
    2. przy przeprowadzaniu transakcji z klientem, z którym instytucja obowiązana nie zawarła uprzednio umowy, której równowartość przekracza 15000 euro bez względu na to czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, których okoliczności wskazują że są one ze sobą powiązane,
    3. gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu bez względu na wartość transakcji, formę organizacyjną oraz rodzaj klienta,
    4. gdy zachodzi wątpliwość czy otrzymane wcześniej dane, o których mowa w §4 są prawdziwe lub pełne.
  4. W razie gdy Fundacja nie może wykonać obowiązków, o których mowa w pkt III, nie przeprowadza transakcji, nie podpisuje umowy z kontrahentem lub rozwiązuje zawarte umowy oraz przekazuje Generalnemu Inspektorowi, według ustalonego wzoru, w uzasadnionych przypadkach z uwzględnieniem ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, informacje o danym kliencie wraz z posiadanymi informacjami o planowanej przez niego transakcji.
  5. W razie otrzymania przez Fundację darowizny w kwocie przekraczającej 15000 EUR jednorazowo lub w kilku transzach w ciągu krótkiego okresu czasu osoba/firma dokonująca takiej wpłaty zostanie poddana szczegółowemu badaniu.
  6. Identyfikacja o której mowa w art. 1 pkt IIa obejmuje:
    1. wobec osób fizycznych i ich przedstawicieli – ustalenie i zapisanie cech dokumentu stwierdzającego na podstawie odrębnych przepisów tożsamość osoby, imienia, nazwiska, obywatelstwa oraz adresu osoby dokonującej transakcji, ponadto numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nie mającej numeru PESEL, lub numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość cudzoziemca lub kodu kraju w przypadku przedstawienia paszportu,
    2. wobec osób prawnych – zapisanie aktualnych danych z wyciągu z rejestru sądowego lub innego dokumentu, wskazującego nazwę (firmę), formę organizacyjną osoby prawnej, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nie posiadającej numeru PESEL osoby reprezentującej tę osobę prawną,
    3. wobec jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej – zapisanie aktualnych danych z dokumentu wskazującego nazwę, formę organizacyjną, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nie posiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę jednostkę,
    4. Identyfikacja obejmuje ustalenie i zapisanie imienia, nazwiska i adresu oraz dodatkowo innych danych identyfikacyjnych, w zakresie w jakim Fundacja może je ustalić.
  7. Weryfikacja o której mowa w art. 1 pkt IIb, polega na:
    1. sprawdzeniu i potwierdzeniu danych, o których mowa wart 1 pkt VI, i następuje przed zawarciem umowy z klientem lub przed przeprowadzeniem transakcji,
    2. weryfikacja, wyjątkowo może być zakończona po nawiązaniu stosunków gospodarczych jedynie jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia dalszego prowadzenia działalności gospodarczej oraz gdy występuje niewielkie ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu ustalone na podstawie przeprowadzonej analizy.
2. Określenie sposobów analizy i oceny ryzyka (art. 10a ust. 3 ustawy).
  1. Przy dokonywaniu analizy w celu określenia wysokości ryzyka Fundacja uwzględnia zwłaszcza następujące kryteria:
    1. ekonomiczne – polegające na ocenie transakcji klienta pod względem celu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej,
    2. geograficzne – polegające na dokonywaniu transakcji nieuzasadnionych charakterem działalności gospodarcze) zawieranych z podmiotami z państw, w których występuje wysokie zagrożenie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
    3. przedmiotowe – polegające na prowadzeniu przez klienta działalności gospodarczej wysokiego ryzyka z punktu widzenia podatności na pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu,
    4. behawioralne – polegające na nietypowym w danej sytuacji, zachowaniu klienta.
    1. Koordynator lub Kontroler stosują, na podstawie analizy ryzyka, wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego wobec klienta w przypadkach, które mogą wiązać się z wyższym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, a w szczególności w przypadkach wymienionych poniżej w ust 2-5,
    2. W przypadku gdy Klient nie jest obecny stosuje się w celu zmniejszenia ryzyka, co najmniej jeden z następujących środków:
      • ustalenie tożsamości klienta na podstawie dodatkowych dokumentów oraz informacji,
      • dodatkową weryfikacje przedstawionych dokumentów oraz poświadczenie ich zgodności z oryginałem przez notariusza, organ administracji rządowej, organ samorządu terytorialnego lub podmiot świadczący usługi finansowe,
      • ustalenie, że pierwsza transakcja została przeprowadzona za pośrednictwem rachunku klienta w podmiocie świadczącym usługi finansowe.
    3. W odniesieniu do osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne Koordynator lub Kontroler:
      • oceniają ryzyko, poprzez sprawdzenie na podstawie ogólnie dostępnych informacji, w tym informacji zawartych w internecie, czy klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
      • podejmują możliwe środki w celu ustalenia źródła pochodzenia wprowadzanych do obrotu wartości majątkowych,
      • prowadzą stałą kontrolę przeprowadzanych transakcji,
      • informują Koordynatora o potrzebie odstąpienia od zawarcia umowy z klientem chyba, że Prezes Zarządu wyrazi zgodę na jej zawarcie lub Prezes Zarządu podpisze taką umowę.
    4. Na wniosek Koordynatora Fundacja może przyjmować oświadczenia na piśmie, czy dany klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne pod rygorem odpowiedzialności karnej za podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym.
3. Określenie sposobu rejestracji transakcji.

Fundacja prowadzi rejestr transakcji o których mowa w art. 8 ust. 3 w formie papierowej (w postaci ponumerowanych kart) a więc takich gdzie okoliczności wskazują, ze są lub mogą być związane z praniem brudnych pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

  1. Koordynator lub Kontroler mają obowiązek rejestrować wynikające z dyspozycji (zlecenia) klienta transakcje, których równowartość przekracza 15000 EUR, zarówno gdy transakcja jest dokonywana w ramach pojedynczej operacji, jak i w ramach kilku operacji, jeżeli okoliczności wskazują, że pozostają one ze sobą w związku stanowiąc transakcję powiązaną.
  2. Transakcja powiązana to co najmniej dwie lub więcej transakcji jednostkowych o wartości każdej z nich poniżej 15000 EUR jeżeli ich łączna wartość przekracza 15000 EUR, a okoliczności ich dokonywania wskazują że posłużono się więcej niż jedną transakcją w celu uniknięcia ujawnienia wobec Fundacji przekroczenia wartości 15000 EUR jako kwoty progowej, powodującej rejestrację transakcji.
  3. Powiązanie transakcji jednostkowych może być:
    1. podmiotowe – w szczególności gdy występuje tożsamość zlecającego lub beneficjenta (a także ich pełnomocników, w przypadku osób prawnych także składu ich organów) lub identyczność numerów rachunków bankowych,
    2. przedmiotowe – zbieżność deklarowanej ekonomicznej treści transakcji lub jej podstawy prawnej.
  4. Transakcja powiązana może być realizowana jednym zleceniem zbiorczym albo, co jest regułą, serią zleceń (dyspozycji). Nie ustala się okresu, w którym seria zleceń może stanowić o uznaniu transakcji jednostkowych za transakcję powiązaną. Oznacza to, że w każdym czasie Główna Koordynator lub Kontroler powinien analizować każdą transakcję z udziałem klienta przez porównanie jej z innymi, wcześniejszymi transakcjami z jego udziałem, pod kątem ewentualnego uznania wystąpienia transakcji powiązanej.
  5. Nie stanowią transakcji powiązanej następujące po sobie transakcje nawet w oczywisty sposób powiązane podmiotowo lub przedmiotowo, jeżeli z posiadanej przez Fundację wiedzy o będącym klientem Fundacji uczestniku transakcji a w szczególności o jego działalności gospodarczej lub zawodowej wynika, że transakcje te można uznać za standardowe lub co najmniej racjonalnie wytłumaczalne.
  6. Koordynator lub Kontroler mają obowiązek zarejestrować każdą transakcję z udziałem klienta, jeżeli jej okoliczności wskazują na związek z procederem prania pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, bez względu na wartość transakcji i jej charakter (transakcje podejrzane).
  7. Obowiązek rejestrowania transakcji nie dotyczy:
    1. przelewów przychodzących, z wyjątkiem przelewów przychodzących z zagranicy,
    2. transakcji związanych z gospodarką własną Fundacji,
    3. transakcji zawieranych na rynku międzybankowym,
    4. transakcji w których klient jest podmiotem świadczącym usługi finansowe, mającym siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa równoważnego,
    5. transakcji z organami administracji rządowej, organami samorządu terytorialnego oraz organami egzekucyjnymi,
    6. transakcji tymczasowego przewłaszczenia na zabezpieczenie wartości majątkowych, wykonanej na czas trwania umowy przewłaszczenia zawieranej z Fundacją.
  8. Z uwzględnieniem postanowień niniejszej Instrukcji, rejestracji podlegają w szczególności następujące kategorie transakcji:
    1. wypłata gotówkowa,
    2. wpłata gotówkowa,
    3. przelew przychodzący zagraniczny (tylko w przypadku uznania transakcji za podejrzaną),
    4. zamiana wartości dewizowych,
    5. zamiana wierzytelności na akcje lub udziały,
    6. przeniesienie własności lub posiadania papierów wartościowych lub innych wartości dewizowych,
    7. przeniesienie własności lub posiadania środków płatniczych,
    8. przeniesienie prawa własności lub posiadania nieruchomości i rzeczy ruchomych,
    9. przeniesienie posiadania wartości majątkowych w wyniku zawartej umowy zastawu lub komisu,
    10. przeniesienie własności lub posiadania innych niż wymienione powyżej wartości majątkowych.
  9. Wymienione w ust. 1 transakcje podlegają rejestracji, gdy są dokonywane zarówno we własnym jak i cudzym imieniu oraz na własny jak i cudzy rachunek.
  10. Przy ustalaniu równowartości w EURO, o której mowa powyżej, stosuje się średni kurs Narodowego Banku Polskiego dla danej waluty obowiązujący w dniu dokonania transakcji lub w dniu złożenia dyspozycji lub w dniu przeprowadzenia transakcji.
  11. Informacje o transakcjach rejestrowanych powinny zawierać w szczególności następujące dane:
    1. datę przeprowadzenia transakcji,
    2. dane identyfikacyjne stron transakcji, o których mowa w § 10 ust. 2,
    3. kwotę, walutę oraz rodzaj transakcji,
    4. numery rachunków, który został wykorzystany do dokonania transakcji oraz dane dotyczące posiadacza lub dysponenta rachunku,
    5. uzasadnienie w przypadku rejestrowania transakcji podejrzanej, oraz w przypadku takich transakcji dodatkowo dane o stronach transakcji, będące w posiadaniu Fundacji.
    1. Zbiór transakcji tworzy rejestr transakcji który prowadzony jest w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w formie papierowej i w postaci zbroszurowanych oraz kolejno ponumerowanych kart transakcji sporządzonych i wypełnionych oddzielnie dla każdej rejestrowanej transakcji.
    2. Wzór karty transakcji określa rozporządzenie zgodnie z którym rejestr ten, z uwzględnieniem niniejszej procedury, winien być prowadzony. Wzór karty transakcji stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji.
    3. Karty transakcji, o których mowa powyżej powinny być wypełniane ręcznie lub maszynowo, w sposób staranny, czytelny i trwały, a stwierdzone ewentualne błędy poprawiane przez:
      • skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu,
      • umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej poprawki.
  12. Koordynator powinien zabezpieczyć prowadzony przez siebie rejestr w sposób umożliwiający dostęp do niego wyłącznie osobom upoważnionym.
  13. Dane do rejestru transakcji wprowadza się i zatwierdza bezzwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po zrealizowaniu transakcji.
4. Określenie sposobu przyjmowania oświadczeń
od osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne (art. 9e ust. 5 ustawy).

Osoby działające w imieniu Fundacji są zobowiązane w przypadku dokonywania transakcji z osobami co do których istnieje uzasadnione podejrzenie że zajmują eksponowane stanowisko polityczne należy zbadać sprawę. W razie wątpliwości należy przyjąć od takiej osoby oświadczenie, że jest/lub nie osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. W przypadku zawarcia kontraktu z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne należy wypełnić obowiązki wynikające z art. 8b ust. 3 pkt 1-3 ustawy dotyczące identyfikacji kontrahenta. Fundacja w przypadku nawiązania kontraktu z wyżej opisaną osobą prowadzi stałą kontrolę przeprowadzanych transakcji.

5. Określenie sposobu przechowywania informacji (art. 8 ust. 4, art. 8a i art. 29 ustawy).

lnformacje objęte obowiązkiem przechowywania będą przechowywane w specjalnym miejscu. niedostępnym dla osób postronnych.
Rejestr transakcji oraz dokumenty z nim związane będą przechowywane zgodnie z wymogami przepisów prawa, tj przez okres co najmniej 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku w którym dokonano ostatniego zapisu związanego z transakcję podlegającą wpisowi. Na takich samych zasadach i przez taki sam okres przechowywane będą dokumenty związane z informacjami związanymi z identyfikacją. Rejestr będzie prowadzony w formie zapisów papierowych. W razie stwierdzenia transakcji o których mowa w art. 8 ust. 3 ustawy będą one niezwłocznie przekazywane Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej

6. Określenie sposobu przekazywania informacji o transakcjach
do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
  1. Przekazywanie informacji do GIIF wykonywane będzie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 21.09.2001 r. w sprawie określenia wzorów rejestrów transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (Dz. U. Nr 113 poz. 1210 z późn. zm.).
  2. W przypadku podjętej decyzji przez Koordynatora lub Kontrolera co do uznania transakcji za podejrzaną Koordynator w porozumieniu z Kontrolerem niezwłocznie przekazują do GIIF informację o zarejestrowanej podejrzanej transakcji zawierającą dane, o których mowa w Instrukcji.
  3. Informacje o pozostałych transakcjach, zarejestrowanych Koordynator lub Kontroler przekazuje do GIIF, w terminie 14 dni po upływie każdego miesiąca kalendarzowego.
  4. Koordynator prowadzi korespondencję z GIIF w sprawach kierowanych do Fundacji, w tym zapytań o klientów.
  5. Koordynator w porozumieniu z Kontrolerem rozpoczyna procedurę prowadzącej do wstrzymania transakcji przez GIIF w przypadku, gdy otrzymał dyspozycję lub zlecenie przeprowadzenia transakcji lub ma przeprowadzić transakcję, co do której zachodzi uzasadnione podejrzenie, ze transakcja ta ma związek z popełnieniem przestępstwa, o którym mowa w 165a lub art. 299 kodeksu karnego (pranie pieniędzy).
  6. Koordynator wspólnie z Kontrolerem podejmują decyzję o przekazaniu informacji, informacje określonych w § 18 oraz szczegółowe informacje o przesłankach przemawiających za wstrzymaniem transakcji, a także zamierzony termin jej realizacji do GIIF i wstrzymaniu transakcji.
  7. GIIF przesyła pisemne potwierdzenie przyjęcia zawiadomienia.
7. Procedura wstrzymania transakcji i zamrożenia transakcji.
  1. Koordynator w porozumieniu z Kontrolerem rozpoczyna procedurę prowadzącej do wstrzymania transakcji przez GIIF w przypadku, gdy otrzymał dyspozycje lub zlecenie przeprowadzenia transakcji lub ma przeprowadzić transakcję, co do której zachodzi uzasadnione podejrzenie, że transakcja ta ma związek z popełnieniem przestępstwa, o którym mowa w 165a lub art. 299 kodeksu karnego (pranie pieniędzy).
  2. Koordynator wspólnie z Kontrolerem podejmują decyzję o przekazaniu informacji, informacje określonych w §18 oraz szczegółowe informacje o przesłankach przemawiających za wstrzymaniem transakcji, a także zamierzony termin jej realizacji do GIIF i wstrzymaniu transakcji.
  3. GIIF przesyła pisemne potwierdzenie przyjęcia zawiadomienia.
  4. Jeżeli GIIF zgłosi do Fundacji pisemne żądanie wstrzymania planowanej lub realizowanej transakcji, Koordynator w porozumieniu Kontrolerem wstrzymuje realizowanie transakcji.
  5. Żądanie GIIF, o którym mowa powyżej, aby było ważne, musi zostać dostarczone do Fundacji w ciągu 24 godzin od momentu potwierdzenia przyjęcia zawiadomienia przez GIIF. Okres, na który transakcja zostaje wstrzymana nie może trwać dłużej, niż 72 godzin od momentu potwierdzenia przyjęcia zawiadomienia.
  6. Natychmiast po otrzymaniu żądania wstrzymania transakcji Koordynator wydaje pracownikom polecenie wstrzymania się od wszelkich czynności zmierzających do realizacji transakcji.
    1. Czas, na który zostaje wstrzymana transakcja może zostać przedłużony postanowieniem prokuratora na okres do 3 miesięcy,
    2. Wstrzymanie transakcji upada, jeżeli przed upływem 3 miesięcy od otrzymania zawiadomienia przez prokuraturę, nie zostanie wydane postanowienie o zabezpieczeniu majątkowym.
  7. Fundacja dokonuje zamrożenia wartości majątkowych, z zachowaniem należytej staranności, z wyłączeniem rzeczy ruchomych i nieruchomości, na podstawie:
    1. prawa Unii Europejskiej wprowadzającego szczególne środki ograniczające przeciwko niektórym osobom, grupom lub podmiotom oraz
    2. przepisów wydanych przez ministra właściwego do spraw instytucji finansowych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw zagranicznych w których mogą zostać określone listy osób, grup lub podmiotów w stosunku do których dokonuje się zamrożenia, z uwzględnieniem konieczności wykonania zobowiązań wynikających z wiążących Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych lub wiążących uchwał organizacji międzynarodowych, oraz mając na uwadze konieczność zwalczania terroryzmu i przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu.
  8. Fundacja dokonując zamrożenia, przekazuje wszystkie posiadane dane związane z zamrożeniem wartości majątkowych Generalnemu Inspektorowi, w formie papierowej.
  9. Koordynator przekazuje Kontrolerowi informacje o podmiotach, co do których zachodzi uzasadnione podejrzenie o związek z popełnianiem aktów terrorystycznych.

Zaświadczenie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej – Oryginał » PDF
Procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – Oryginał » PDF